5 Tips Menulis Email Bisnis yang Lebih Baik – Email saat ini telah menjadi sarana komunikasi yang praktis dan mudah digunakan.
Namun, menulis email, terutama untuk keperluan bisnis, ternyata tidak semudah mendaftarkan diri ke penyedia layanan email.
Tata tulis, kesopanan, hingga susunan email seolah menjadi beban yang mempersulit orang untuk menulis email yang baik dan benar.
kami akan menjawab kegundahan Anda ini.
Dalam artikel ini, kami akan memandu Anda untuk menulis email yang baik untuk keperluan bisnis.
Ada 5 tips praktis yang bisa Anda terapkan.
1. Tujuan Anda adalah berkomunikasi efektif, bukan untuk pamer
Seringkali ketika kita menulis email formal kepada atasan, mitra bisnis, atau investor yang menanamkan modal di bisnis kita, kita cenderung menggunakan kata-kata indah, jargon, dan istilah-istilah ilmiah.
Terus terang, sebaiknya Anda hindari menggunakan kata-kata tersebut.
Secacra tidak sadar, Anda menggunakan kata-kata “mewah” ini dengan tujuan untuk membangun kesan baik di mata penerima email Anda.
Padahal, dengan Anda memasukkan kata-kata seperti bahwasanya, andaikata, sesungguhnya membuat email yang Anda tulis sulit dipahami.
Buang kata-kata itu dari email Anda. Tulis email dengan jujur dan tanpa dibuat-buat.
2. Tulis email yang ringkas
Rekan bisnis yang menerima email Anda juga menerima email dari banyak orang lain. Bukan email Anda saja yang menuntut perhatian.
Oleh karenanya tulislah email yang ringkas dan langsung to the point.
Cukup masukkan satu poin penting dalam setiap email yang Anda tulis. Apabila Anda ingin menyampaikan lebih banyak poin, ringkas poin-poin tersebut dalam bentuk list.
Jika tidak bisa, ajak penerima email untuk berdiskusi atau rapat dan gunakan email sebagai undangan.
3. Hiasi email dengan footer
Footer email adalah bagian email paling bawah.
Anda dapat mengisi footer email dengan keterangan mengenai Anda sebagai pengirim email.
Tulis nama Anda dengan jelas (tambahi gelar jika punya). Masukkan juga jabatan Anda atau bisnis online Anda.
Anda juga bisa menambahkan blog pribadi atau website perusahaan Anda lho.
4. Subject email haruslah padat dan jelas
Subject email bisa diibaratkan seperti judul artikel.
Judul artikel yang bagus akan memancing pembaca untuk membaca artikel. Subject email juga seperti itu. Subject email yang bagus akan menarik penerima email untuk membuka dan membaca e-mail.
Ini penting terutama jika Anda mengirimkan email kepada orang yang memiliki jabatan tinggi seperti investor.
Tulislah subject email yang padat dan jelas yang mampu merangkumkan esensi dari isi email Anda. Subject email seperti inilah yang menarik penerima untuk membaca email.
5. Tempatkan bagian terpenting dari email Anda di paragraf pertama
Dalam dunia jurnalistik, para jurnalis menulis berita dengan menggunakan metode inverted pyramid atau bahasa Indonesianya piramida terbalik.
Sederhananya, metode penulisan ini menempatkan poin-poin terpenting di paragraf pertama atau kedua tulisan. Kemudian tulisan berlanjut dengan poin-poin lain yang tidak lebih penting dan poin-poin tambahan.
Senada dengan metode piramida terbalik, Anda juga dapat menerapkan metode ini dalam email yang Anda tulis. Tulislah bagian terpenting di paragraf pertama. Kemudian, paragraf-paragraf selanjutnya berisi keterangan-keterangan tambahan.
Namun, tetap ingat kalau Anda juga perlu membuat email yang ringkas. Jadi, seimbangkan antara tips nomer 5 ini dengan tips nomer 2.
Itulah tadi 5 tips praktis yang bisa Anda terapkan untuk menulis e-mail yang lebih baik. Mulai hari ini, email bisnis yang Anda kirimkan bisa tampak lebih profesional dan komunikatif.
