7 Tips Menyelenggarakan Rapat yang Efektif – Dalam dunia bisnis, rapat adalah salah satu metode komunikasi terpenting. Melalui rapat, strategi disusun, kemajuan dilaporkan, dan keputusan-keputusan vital dibuat.
Namun, tak sedikit pula rapat yang hanya menjadi pembuang waktu, dijadikan rutinitas semata.
Mengingat betapa pentingnya rapat untuk kelangsungan hidup suatu bisnis, Kami telah merangkumkan 7 tips yang bisa Anda terapkan untuk menyelenggarakan rapat yang lebih efektif.
1. Persiapkan agenda rapat terlebih dahulu
Sebagai penyelenggara rapat, Anda sebaiknya memastikan terlebih dahulu agenda yang akan dibahas selama rapat.
Susun agenda rapat ke dalam bagian-bagian disertai dengan alokasi waktu masing-masing.
Pastikan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk masing-masing poin. Jangan sampai peserta rapat (termasuk Anda juga) letih karena rapat yang terlampau panjang.
2. Pastikan jika Anda benar-benar membutuhkan rapat
Jangan langsung memutuskan menyelenggarakan rapat jika Anda memiliki suatu tujuan tertentu. Bisa jadi tujuan Anda itu bisa dicapai tanpa perlu adanya rapat.
Misalnya ketika Anda hendak membahas topik sensitif atau memberikan kritik terhadap performa seorang karyawan. Bukankah hal tersebut lebih baik disampaikan secara personal?
Lalu, pertimbangkan juga metode komunikasi lain seperti memo yang mungkin lebih cocok Anda gunakan daripada rapat.
3. Jangan buang waktu orang lain, pilih partisipan dengan bijak
Rapat bisa jadi sangat memakan waktu orang yang sebetulnya tidak perlu berada di situ.
Oleh karenanya, terlebih dahulu Anda perlu memastikan siapa saja orang yang harus menghadiri rapat yang Anda selenggarakan.
Orang-orang tersebut bisa berupa orang yang memiliki pengetahuan dan wawasan yang relevan dengan agenda rapat atau orang yang pekerjaannya akan terkena imbas dari hasil rapat yang diselenggarakan.
4. Pastikan peserta rapat tidak terlalu banyak
Banyaknya peserta rapat ternyata tidak berbanding lurus dengan efektivitas rapat tersebut, terutama untuk rapat yang bertujuan untuk brainstorming atau pengambilan keputusan.
Untuk rapat jenis ini, biasanya peserta yang banyak justru membuat topik bahasan menjadi sulit dikendalikan lantaran banyaknya opini dari peserta rapat. Oleh karenanya, tentukan banyaknya peserta rapat sesuai dengan kebutuhan.
5. Bagi peran mempermudah jalannya rapat
Dalam buku Sprint – 5 Hari Sukses Pecahkan Masalah Dan Uji Ide Baru karya Jake Knapp dkk., penulis mendapat inspirasi kalau suatu rapat bisa berjalan lebih efektif jika dalam rapat ada peran-peran yang dimainkan.
Dalam rapat, Anda bisa membagi peserta ke dalam peran-peran berikut:
- Moderator – yang memandu rapat dan memastikan semua agenda dibahas tuntas.
- Notulen – bertugas mencatat jalannya rapat serta opsi atau pilihan yang muncul selama rapat berlangsung.
- Kontributor – yang memberikan pendapat serta komentar selama jalannya rapat.
6. Tentukan lokasi dan tanggal yang tepat
Tempat berlangsungnya rapat secara tidak langsung turut mempengaruhi jalannya rapat.
Apakah Anda menginginkan suasana yang personal atau suasana yang lebih formal?
Pertanyaan tersebut dapat memandu Anda dalam memilih tempat rapat yang tepat. Pastikan jika tempat yang Anda pilih menunjang suasana rapat yang hendak Anda bangun.
7. Bagikan materi, laporan, atau bacaan kepada peserta rapat jauh-jauh hari
Peserta yang menghadiri rapat Anda sebaiknya memahami dengan baik apa yang akan dibahas dalam rapat.
Mengirim materi, laporan, atau bacaan yang diperlukan dapat membuat mereka lebih siap ketika membahas pokok bahasan penting dalam rapat.
Persiapan sebelum rapat ini juga dapat menghemat waktu Anda karena Anda tak perlu menjelaskan panjang lebar. Cukup mengulas singkat apa yang ada dalam materi yang sebelumnya Anda bagikan.
Itulah tadi 7 tips praktis yang bisa Anda praktekkan untuk menyelenggarakan rapat yang efektif.
